Checkliste für die erfolgreiche Seminarplanung

Kommt Ihnen die Situation bekannt vor?: „Kümmern Sie sich doch bitte um die Seminar-Planung, am besten bis „gestern“ :)…! Erster Gedanke: huuiii Neuland.

Wie geht man die Seminar-Planung am besten an? Wieviel Budget ist vorhanden? Und was kostet ein Seminar effektiv? Was darf auf keinen Fall vergessen gehen? Und am allerwichtigsten – was ist das Ziel?? Ist diese Frage erstmal geklärt, fällt es umso leichter um dieses Ziel herum den Ablauf modul-artig aufzubauen und so das Seminar zum Erfolg zu führen. Die Organisation ist oft nicht so einfach wie man denkt, denn der „Teufel“ liegt bekanntlich im Detail. Eine gute Planung eines Seminares erkennt man daran, dass Sie als Auftraggeber und die Teilnehmer vor Ort davon nichts mitbekommen und alles wie am Schnürchen läuft. Geht es schliesslich nicht nur um einen erfolgreichen Tag sondern auch darum welches Image der Veranstalter transportieren will. Eine Checkliste hilft dabei die Kugel effizient ins Rollen zu bringen und mit einer durchdachten Planung zu glänzen.

Zeitliches
□ Datum
□ Ungefährer Tagesablauf

Umfang
□  Anzahl Personen

Thema
□ Inhalt / Thema / Ziel

Verpflegung
□ Begrüssungskaffee
□ Anzahl Mahlzeiten, z.B. Mittagessen, Imbiss, Abendessen
(sitzend, stehend oder ein Imbiss im Seminarraum)
□ Kaffeepause(n)
□ Networking Apéro als Ausklang

Empfang
□ Wie sollen die Gäste empfangen und begrüsst werden? (Begrüssungstisch?)
□ Braucht es Namensschilder?

Seminarraum Infrastruktur
□  Art der Räumlichkeit
□ Werden nebst dem Hauptraum auch Gruppenräume benötigt?
□ Art der Bestuhlung (U-Form, Seminarbestuhlung mit Tischen, Konzert, usw.)
□ Hat der Referent spezielle Vorstellungen vom Equipment, der Bestuhlung oder vom Zubehör des Raumes?

Übernachtung
□ Brauchen die Teilnehmer ein Hotelzimmer?
□ Braucht der Referent ein Hotelzimmer?
□ Gibt es spezielle Wünsche?

Themenbezogene Wünsche
□ Braucht es seitens Veranstaltungs-Location spezielle Massnahmen? Ist das Seminarthema beispielsweise „Nachhaltigkeit“ ist es toll wenn die Verpflegung regionale Spezialitäten beinhaltet.

Rahmenprogramm
□ Ist ein sportliches / kulinarisches / kulturelles / Teambuilding Rahmenprogramm gewünscht?

Anfahrt / Parkplätze
□ Ist der Anfahrtsweg für die Teilnehmer von angemessener Dauer?□ Ist die Eventlocation mit öffentlichen Verkehrsmittel gut erreichbar?
□ Sind genügend Parkplätze vorhanden, können diese vorgängig reserviert werden?
□ Muss z.B. für Anreisende vom Flughafen o.ä. ein Shuttle-Transport organisiert werden?

Sonstiges
□ Worauf wird bei der Veranstaltungs-Location sonst noch besonders Wert gelegt?

Administratives
□  Gästeliste erstellen
□  Gestaltung und Versand der Einladungen mit Deadline planen
□  Reminder ca. 10 Tage vor Anlass verschicken
□  Teilnahme bestätigen

Verabschiedung
□  Gruss auf den Heimweg (Give Away)?

Nach dem Anlass
□  Dankesmail evtl. mit Feedback-Fragebogen
□ Rechnungs- & Budgetkontrolle
□  Debriefing / Abschlussbericht für Folgeseminare

Kosten
□ Eine Kostenübersicht lässt sich ganz einfach mit dem Kalkulationsformular für Meetings und Seminare erstellen

Tipp
Besonders beliebt und in guter Erinnerung bleiben Packages mit spezieller Note. Aktuell vom 31. Mai bis 05. September 2016 gibt‘s im SEEDAMM PLAZA die brasilianisch-exotische «Fogo Da Vida» Tagespauschale oder ganzjährig das etwas andere Dine Around Bankett, eine kulinarische Reise in 4 – 6 Gängen für den interaktiven Ausklang nach an einen kreativen Seminartag.

Haben Sie Fragen? Wir helfen gerne! T. +55 417 17 17 oder info@seedamm-plaza.ch

2 Gedanken zu „Checkliste für die erfolgreiche Seminarplanung“

  1. Vielen Dank, Larissa, dass du eine so tolle Checkliste für die Seminarplanung gepostet hast. Ich bereite ein Seminar für Kunsttherapeuten vor und im Moment suche ich noch einem passenden Hotel mit Seminarraum. Gut, dass du noch einmal zusammengefasst hast, was es bei der Verpflegung alles zu beachten gibt. Ein Begrüßungskaffee ist wirklich eine tolle Idee!

    1. Liebe Luise, vielen Dank für das Kompliment. Toll zu lesen, dass dir die Checkliste die Planung erleichtert! Wünsche dir viel Erfolg bei der Organisation und Durchführung vom Seminar.

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